Resmi mektup nedir:
Resmi mektup bir içeriği kurumsal, iş, emek, politik, finansal, akademik bir konuya atıfta bulunan belge, diğerleri arasında, resmi ve samimi bir dilin kullanıldığı.
Resmi mektup, talepte bulunmak, tavsiyede bulunmak, sunum yapmak, teşekkür etmek, talepte bulunmak, istifa etmek veya ilgilendiğiniz belirli bilgileri açıklamak istediğiniz durumlarda yapılması alışılmış bir yazışmadır.
Bu anlamda resmi mektup, onu resmi olmayan mektuptan veya diğer yazılı iletişim türlerinden ayıran belirli unsurları ve özellikleri karşılar. Aynı şekilde yapısı da başlık, bilgilerin sunumu ve veda olmak üzere üç temel bölümden oluşmaktadır.
Resmi mektup, genellikle birbirini tanımayan iki kişi arasında iletişime izin verir, bu nedenle dikkatli yazma, fikirlerin sunumu, samimi, saygılı ve resmi dil kullanımı ve diğer unsurlara vurgu yapılır.
Bu nedenle, bu tür mektuplarda imla hataları, üstü çizili, silinti, okunaksız el yazısı, dipnot kullanımı, geç cevap verilmesi gibi diğer hususlardan kaçınılır.
Resmi mektubun unsurları
Resmi mektup, iletişim işlevini yerine getirebilmesi ve söz konusu bilgilere bir yanıt üretebilmesi için uyulması gereken bir dizi unsura sahiptir. Aşağıda resmi mektubun ana unsurları bulunmaktadır.
- antetli kağıt: diğerleri arasında telefon numarası, adres, e-postadan oluşan gönderen verileri.
- Alıcının ismi: mektubun gönderildiği kişi.
- Yer ve zaman mektubun yazıldığı andan itibaren.
- Tebrik veya başlık: nezaket ve saygı formülleri kullanılarak yazılır ve mektubun konusundan önce gelir.
- Konu veya giriş mektubun nedeni hakkında kısa bilgi.
- Mesaj gövdesi: Mektubun en önemli kısmıdır çünkü sebepleri ortaya çıkar ve gelişir.
- İşten çıkarmak: Ana fikrin kapalı olduğu bir paragraf ve samimi bir vedadan oluşur.
- firma: gönderenin adı ve konumu girilir.
Resmi mektubun özellikleri
Resmi mektubun özellikleri, açık bir mesaj iletme işlevini yerine getiren tutarlı, kısa, saygılı bir bilginin sunumunda özetlenir.
- Resmi, sade ve anlaşılır bir dil kullanılır.
- Nezaket formülleri geçerlidir.
- İçerik kısa ve kesindir (küçük ayrıntılar verilmemiştir).
- Eksiksiz ve gerekli bilgiler ortaya çıkar.
- Fikirler, kısa, tutarlı paragraflarla önem sırasına göre sunulur.
- Genellikle bu mektuplar yabancılara yöneliktir.
